7 dicas para organizar o processo de matrícula de escola 7 dicas para organizar o processo de matrícula de escola
Um dos processos mais importantes para uma escola são as matrículas. Existem muitos aspectos envolvidos, como o número de turmas por ano e o número de alunos por turma. Além disso, prazos e exigências precisam estar bem definidos e devem ser claramente comunicados aos pais. Por todos esses motivos, é preciso que haja muita organização durante o período de matrícula de escola.
Confira neste artigo 7 dicas para organizar sua instituição de ensino:
1. Prepare os contratos
O contrato de matrícula é o principal documento que rege a relação entre a escola e os pais.
Certamente, você já tem um documento que é usado na sua instituição. Porém, é necessário reformular esse documento a cada ano. Em primeiro lugar, obviamente, para revisar datas, valores e outras informações que possam ter mudado.
Porém, existe outro motivo para fazer essa reformulação. Se houve algum problema ao longo do ano letivo que levou a um questionamento do contrato, essa é a sua oportunidade para alterá-lo e aprimorá-lo. Assim, com o tempo, o documento ficará cada vez mais protegido e respaldado pela lei.
2. Determine o preço dos serviços educacionais
A cada ano, o preço dos serviços educacionais sofre um reajuste. Esse reajuste tende a acompanhar a inflação, mas esse não é o único fator. Ele precisa ser calculado levando em consideração o número de alunos da escola, seus gastos e o lucro desejado. Até mesmo a possibilidade de oferecer bolsas de estudos vai afetar o preço dos serviços para os alunos pagantes.
É uma decisão puramente financeira, mas está longe de ser “exata”, já que é baseada em projeções.
É válido lembrar que as condições de preço precisam ser condizentes com a lei. A legislação brasileira estipula que os pais devem pagar uma anuidade, que pode então ser parcelada de diversas maneiras. O parcelamento mais comum nas escolas é em 13 vezes — matrícula e 12 “mensalidades”. Porém, a escola pode oferecer outros planos.
Caso sua instituição faça essa flexibilização, não se esqueça de considerar esse fator na previsão do fluxo de caixa anual.
3. Considere a realização de eventos especiais
Algumas escolas promovem eventos especiais para a matrícula, como concursos de bolsas ou provas obrigatórias de seleção. Cada um desses eventos tem um propósito distinto, é claro: o concurso de bolsas geralmente é feito para conseguir mais matrículas, enquanto as provas de seleção têm o propósito de selecionar e limitar o número de alunos ingressantes.
Você precisa levar em consideração esses eventos para organizar a matrícula de escola. Estamos falando, em primeiro lugar, da questão estratégica. Em relação ao número de vagas que sua escola abrirá e das previsões de procura, é válido realizar algum desses eventos?
Em segundo lugar, falamos também da questão prática:
Em relação ao calendário das atividades de matrícula, quando esses eventos deveriam acontecer?
Leve em consideração que é preciso garantir tempo suficiente para a aplicação das provas, correção, divulgação dos resultados e, finalmente, a matrícula em si.
4. Desenvolva o cronograma
Já que mencionamos essa questão anteriormente, vamos abordá-la mais a fundo.
O cronograma de matrículas é um ponto central da organização. Em geral, o prazo desse processo é de 45 dias a partir do momento em que as condições de preço para o ano letivo seguinte são divulgadas aos pais de alunos atuais.
Para finalizar a questão do cronograma, as vagas para alunos que já estudam na instituição recebem prioridade. Isso implica que as vagas para alunos novos só podem ser abertas depois desse prazo de 45 dias, a fim de evitar que um aluno fique sem vaga na hora da rematrícula. Mesmo com essa regra, você precisa ter estimativas prévias de quantas vagas serão abertas para alunos novos. É sobre isso que falaremos na próxima dica.
5. Faça as estimativas de vagas
As estimativas de vagas são feitas levando em consideração quantos alunos do ano letivo corrente pretendem efetuar a rematrícula para o ano letivo seguinte. Então, com base nesse número, você precisa calcular quantas vagas ainda podem ser abertas para novos alunos.
Agora você pode estar confuso, pois falamos que vagas novas só podem ser abertas depois que todos os alunos atuais decidiram ou não pela opção de rematrícula. Mesmo assim, não realizar estimativas é um tiro no pé. Afinal, a quantidade de vagas disponíveis vai afetar toda a estratégia de captação de alunos da sua escola. E essa estratégia precisa ser definida com antecedência.
Imagine este cenário: você estima que vai ter apenas vinte vagas para alunos novos em determinado ano. Então, não vai investir muito em divulgação. Porém, acontece uma inesperada evasão escolar e muitos alunos não optam pela rematrícula. Sua escola fica com cem vagas em aberto. Então, já está no final do ano, não há mais tempo ou orçamento para fazer grandes mudanças no plano de divulgação, e sua instituição pode até fechar turmas por falta de matrículas suficientes.
Esse cenário não causa apenas problemas práticos, mas também financeiros, já que afeta o faturamento da escola ao longo do ano. É por isso que fazer as estimativas e preparar as ações de matrícula para alunos novos com antecedência é tão importante.
Uma forma interessante de fazer isso é promovendo, logo no começo do segundo semestre, uma pesquisa informal de intenção de rematrícula. Nessa época, a maioria dos pais já tem uma ideia clara se os filhos vão permanecer ou mudar de escola no ano seguinte. Muitas escolas também optam pelos processos de pré-matrícula, em que os pais podem assegurar uma vaga para o filho mais cedo.
6. Divulgue as datas corretamente
Os pais precisam ser avisados com antecedência sobre as datas de matrícula e rematrícula. Lembre-se de informar também todas as exigências da escola, já que alguns documentos podem ser mais difíceis de obter. Os pais precisam de tempo hábil para preparar tudo — e muitos deles vão deixar essas preparações para a última hora.
A fim de que a sua instituição não receba críticas por atrasos na comunicação, comece a divulgar a matrícula de escola o quanto antes for possível. A informação deve ser clara e absolutamente correta, evitando mal-entendidos. Essa medida simples pode até aumentar a retenção de alunos da sua instituição.
Leia também: Como o Colégio Stella Matutina explora a tecnologia na campanha de matrículas
7. Documente e arquive todo o processo
Todo o processo de matrícula deve ser documentado e arquivado pela secretaria da escola, a fim de garantir respaldo caso haja algum questionamento ou reclamação. E não basta guardá-los por um ano — na verdade, muitas escolas mantêm contratos e documentações até mesmo de alunos que já se formaram.
Afinal, a qualquer momento a instituição pode ser alvo de uma auditoria.
Por isso, digitalizar os documentos é uma forma prática de garantir que estarão mais protegidos por mais tempo. Recursos de computação em nuvem ajudam a armazenar esses arquivos e facilitam o acesso a qualquer momento. Para completar, essa alternativa economiza muito espaço dentro da instituição.
Saiba quais são os principais critérios considerados pelos pais
Durante a organização do processo de matrículas, é extremamente importante levar em conta os principais critérios considerados pelos pais na hora de escolher a escola de seus filhos. Leia mais sobre isso no texto abaixo:
