Gestão financeira na escola: dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar Gestão financeira na escola: dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar
Manter as finanças da escola em dia é quase tão importante quanto acompanhar o desempenho dos alunos, pois é na gestão financeira escolar que devemos nos pautar para manter a sustentabilidade da instituição de ensino.
Ao falarmos de gestão escolar, temos como um elemento importante o fluxo de caixa, que é o controle de entrada e saída de capital da escola.
Mas qual é sua função e importância? Como otimizar o fluxo de caixa da sua escola? Descubra a seguir:
A função e importância do fluxo de caixa escolar
O principal objetivo do fluxo de caixa escolar é ajudar a administrar o dinheiro da instituição de ensino, mantendo um controle acirrado sobre todos os valores que entram e saem. Imagine que se não há um controle sobre as mensalidades que são pagas, tampouco sobre as contas que vencem, a instituição de ensino não tem condições de saber se a situação financeira da escola está favorável. Além disso, é com ele que os gestores podem identificar suas principais fontes de gastos, que devem ser avaliadas e cortadas, se representarem gastos supérfluos. Por exemplo, a escola gasta muito dinheiro com papel? Pense que além do impacto financeiro, deve-se pensar no impacto ambiental disso. Há alguma medida alternativa para reduzí-lo? O uso de aplicativos para realização de exercícios, por exemplo, pode ser uma excelente forma de o fazer.
Além de atuar como ferramenta de gestão financeira na escola, pode-se ainda planejar novos investimentos, por meio das projeções de fluxo de caixa.
As melhores práticas para otimizar o fluxo de caixa escolar
A gestão financeira na escola depende de diversos controles e documentos. Por isso, o melhor a se fazer é adotar uma ferramenta de fácil manuseio para realizar o controle do fluxo de caixa, como uma planilha em Excel, um software de gestão financeira, um ERP ou ainda um aplicativo na nuvem.
Depois de selecionada sua ferramenta de gestão financeira na escola, não esqueça de:
Fazer um bom planejamento orçamentário
Um fluxo de caixa escolar otimizado começa com um bom planejamento orçamentário, que é uma ferramenta de gestão capaz de direcionar as ações da escola ao longo do ano. No planejamento do orçamento, são identificadas todas as despesas e receitas da escola durante determinado período, assim como os resultados financeiros esperados.
Com esses dados em mãos, a escola tem o poder de analisar com cuidado qual é o orçamento disponível para cada área, por mês, e assim identificar pontos de melhoria, onde é possível reduzir gastos para tornar o fluxo de caixa mais fluido e rentável.
Um bom orçamento permite que a escola, por exemplo, planeje seus investimentos em novas metodologias e novas ferramentas que apoiam o sistema de ensino. Algumas escolas estão direcionando seus investimentos para tecnologias que auxiliam o processo pedagógico.
Manter um controle financeiro impecável
A gestão financeira na escola é o principal eixo norteador do planejamento estratégico, portanto, deve ser conduzida de forma a conciliar todas as informações financeiras da escola e transformá-las em conhecimento para que a instituição desenvolva inteligência de negócios.
Não basta somente planejar. Um acompanhamento periódico do orçamento é essencial para seguir o caminho ou revisar o que foi feito até o momento. Se o orçamento não está sendo executado conforme o planejado, é preciso encontrar os motivos dessa divergência. Se as mensalidades estão sendo pagas, mas o fluxo de caixa escolar continua negativo, por exemplo, qual a raiz do problema? Isso irá impactar o orçamento futuro?
Perceba que esses problemas são comuns à maioria das escolas, mas ainda há uma grande dificuldade em identificar os verdadeiros motivos dessa falta de eficiência, o que pode ser feito com facilidade se você investir em uma gestão financeira de qualidade e na otimização do seu fluxo de caixa para realizar as ações de melhoria.
Veja aqui nesse post como reduzir gastos e contribuir com o meio-ambiente na sua escola através do AppProva
Acompanhar os investimentos realizados
Para não perder de vista todo o seu planejamento orçamentário, mantenha seu fluxo de caixa sempre atualizado e acompanhe a evolução da sua empresa no que tange aos controles financeiros para identificar gaps e corrigi-los e também para aproveitar oportunidades de crescimento.
Os investimentos em novas metodologias e ferramentas devem ser acompanhados de perto para que a escola obtenha o máximo de retorno possível. Além do dinheiro gasto para tal, um esforço dos colaboradores foi feito e isso não pode ser desperdiçado. Esse problema é recorrente quando falamos em investimentos em tecnologias. O capital inicial e humano é relativamente alto e alguns gestores ficam frustrados ao perceberem que esses investimentos não geraram um retorno esperado. Por isso, acompanhe seus investimentos e evite cometer erros básicos.
Como você faz a gestão financeira na escola? Sua instituição investe em novas metodologias de ensino e novas ferramentas de apoio? Deixe um comentário e compartilhe suas experiências conosco. E para ter acesso a outros conteúdos como este, assine a nossa newsletter!
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